z dnia 26 kwietnia 2018r.
Niniejsza Polityka bezpieczeństwa, zwana dalej Polityką, została sporządzona w celu wykazania, że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z wymogami prawa, dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczenia danych w kancelarii, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO).
Definicje:
- Administrator Danych – Agnieszka Moszczyńska Kancelaria Adwokacka;
- Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej;
- System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych;
- Użytkownik – osoba upoważniona przez Administratora Danych do Przetwarzania danych osobowych;
- Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów;
- Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na Danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie w formie tradycyjnej oraz w systemach informatycznych;
- Identyfikator użytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym (Użytkownika) w razie Przetwarzania danych osobowych w takim systemie;
- Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym (Użytkownikowi) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie;
- Uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości podmiotu (Użytkownika).
§ 1 - Postanowienia ogólne
- Polityka dotyczy wszystkich Danych osobowych przetwarzanych w Agnieszka Moszczyńska Kancelaria Adwokacka, niezależnie od formy ich przetwarzania (przetwarzane tradycyjnie zbiory ewidencyjne, systemy informatyczne) oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.
- Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w siedzibie Administratora.
- Polityka jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z jej treścią.
- Zgodnie z art. 6 ustawy z 26 maja 1982 r. Prawo o Adwokaturze Dane osobowe przetwarzane Agnieszka Moszczyńska Kancelaria Adwokacka, a uzyskane w związku z udzielaniem pomocy prawnej przez adwokata, objęte są tajemnicą adwokacką. Adwokata nie można zwolnić od obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej co do faktów, o których dowiedział się udzielając pomocy prawnej lub prowadząc sprawę.
- W zakresie przetwarzania danych pozyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych tajemnicą adwokacką Administrator stosuje się do wskazanych powyżej przepisów dotyczących zachowania tajemnicy zawodowej.
- Dla skutecznej realizacji Polityki Administrator Danych zapewnia:
- odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną środki techniczne i rozwiązania organizacyjne,
- kontrolę i nadzór nad Przetwarzaniem danych osobowych,
- monitorowanie zastosowanych środków ochrony.
- Monitorowanie przez Administratora Danych zastosowanych środków ochrony obejmuje m.in. działania Użytkowników, naruszanie zasad dostępu do danych, zapewnienie integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.
- Administrator Danych zapewnia, że czynności wykonywane w związku z przetwarzaniem i zabezpieczeniem danych osobowych są zgodne z niniejszą polityką oraz odpowiednimi przepisami prawa.
§ 2 - Dane osobowe przetwarzane u administratora danych
- Dane osobowe przetwarzane przez Administratora Danych gromadzone są w zbiorach danych.
- Administrator danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby się wiązać z poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób. W przypadku planowania takiego działania Administrator wykona czynności określone w art. 35 i nast. RODO.
- W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania Administrator dokonuje analizy ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie ochrony danych w fazie ich projektowania.
- Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania. – Wzór rejestru czynności przetwarzania stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej polityki.
§ 3 – Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem
- Wszystkie osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez Administratora Danych Polityką Bezpieczeństwa, Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym, a także innymi dokumentami wewnętrznymi i procedurami związanymi z Przetwarzaniem danych osobowych w Agnieszka Moszczyńska Kancelaria Adwokacka. – Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym stanowi załącznik nr 2 do niniejszej polityki.
- Wszystkie dane osobowe w Kancelarii są przetwarzane z poszanowaniem zasad przetwarzania przewidzianych przez przepisy prawa:
- W każdym wypadku występuje chociaż jedna z przewidzianych przepisami prawa podstaw dla przetwarzania danych.
- Dane są przetwarzane są rzetelnie i w sposób przejrzysty.
- Dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
- Dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania danych.
- Dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane.
- Czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności do celów, do których zostały zebrane, a po tym okresie są one anonimizowane bądź usuwane.
- Wobec osoby, której dane dotyczą, wykonywany jest obowiązek informacyjny zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO.
- Dane są zabezpieczone przed naruszeniami zasad ich ochrony.
- Administrator danych nie przekazuje osobom, których dane dotyczą, informacji w sytuacji, w której dane te muszą zostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej (art. 14 ust 5 pkt d RODO).
- Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony Danych osobowych uważa się w szczególności:
- naruszenie bezpieczeństwa Systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe, w razie ich przetwarzania w takich systemach;
- udostępnianie lub umożliwienie udostępniania danych osobom lub podmiotom do tego nieupoważnionym;
- zaniechanie, choćby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia danym osobowym ochrony;
- niedopełnienie obowiązku zachowania w tajemnicy Danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
- przetwarzanie Danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich zbierania;
- spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione kopiowanie Danych osobowych;
- naruszenie praw osób, których dane są przetwarzane.
- W przypadku stwierdzenia okoliczności naruszenia zasad ochrony danych osobowych Użytkownik zobowiązany jest do podjęcia wszystkich niezbędnych kroków, mających na celu ograniczenie skutków naruszenia i do niezwłocznego powiadomienia Administratora Danych.
- Do obowiązków Administratora Danych w zakresie zatrudniania, zakończenia lub zmiany warunków zatrudnienia pracowników lub współpracowników (osób podejmujących czynności na rzecz Administratora Danych na podstawie innych umów cywilnoprawnych) należy dopilnowanie, by:
- pracownicy byli odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich obowiązków,
- każdy z przetwarzających Dane osobowe był pisemnie upoważniony do przetwarzania zgodnie z „Upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych” – wzór Upoważnienia stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej Polityki Bezpieczeństwa,
- każdy pracownik zobowiązał się do zachowania danych osobowych przetwarzanych w kancelarii w tajemnicy. – „Oświadczenie i zobowiązanie osoby przetwarzającej dane osobowe do zachowania tajemnicy” stanowi załącznik nr 4 do niniejszej polityki.
- Pracownicy zobowiązani są do:
- ścisłego przestrzegania zakresu nadanego upoważnienia;
- przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami;
- zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
- zgłaszania incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych oraz niewłaściwym funkcjonowaniem systemu.
§ 4 – Obszar przetwarzania danych osobowych
- Obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe na terenie Agnieszka Moszczyńska Kancelaria Adwokacka, obejmuje pomieszczenie biurowe kancelarii zlokalizowane we Wrocławiu, przy ul. Marsz. Józefa Piłsudskiego 3/11.
- Dodatkowo obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe, stanowią wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym powyżej.
§ 5 – Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych
- Administrator Danych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości Przetwarzanych danych.
- Zastosowane środki ochrony (techniczne i organizacyjne) powinny być adekwatne do stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii danych, Środki obejmują:
- Ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do osób odpowiednio upoważnionych. Inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania danych jedynie w towarzystwie osoby upoważnionej.
- Zamykanie pomieszczeń tworzących obszar Przetwarzania danych osobowych określony w pkt IV powyżej na czas nieobecności pracowników, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich.
- Wykorzystanie zamykanych szafek i sejfów do zabezpieczenia dokumentów.
- Wykorzystanie niszczarki do skutecznego usuwania dokumentów zawierających dane osobowe.
- Ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz przy użyciu sieci firewall.
- Wykonywanie kopii awaryjnych danych na zewnętrznym dysku sieciowym.
- Ochronę sprzętu komputerowego wykorzystywanego u administratora przed złośliwym oprogramowaniem.
- Zabezpieczenie dostępu do urządzeń Kancelarii przy pomocy haseł dostępu.
- Wykorzystanie szyfrowania danych przy ich transmisji.
§ 6 – Naruszenia zasad ochrony danych osobowych
- W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. – Instrukcja dokonania oceny ryzyka naruszenia stanowi załącznik nr 5 do niniejszej polityki.
- W każdej sytuacji, w której zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza fakt naruszenia zasad ochrony danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki – jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia. – Wzór zgłoszenia naruszenia zasad ochrony danych do organu nadzorczego stanowi załącznik nr 6 do niniejszej polityki.
- Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie, Administrator zawiadamia o incydencie także osobę, której dane dotyczą.
§ 7 – Powierzenie przetwarzania danych osobowych
- Administrator Danych Osobowych może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28 RODO i tylko jeżeli są to dane, które może ujawnić bez naruszenia adwokackiej tajemnicy zawodowej. – Wzór umowy o przetwarzanie danych osobowych stanowi załącznik nr 7 do niniejszej polityki.
- Przed powierzeniem przetwarzania danych osobowych Administrator w miarę możliwości uzyskuje informacje o dotychczasowych praktykach podmiotu, któremu ma zamiar powierzyć przetwarzanie danych osobowych w zakresie stosowanych przez niego procedur zabezpieczenia danych osobowych.
§ 8 – Przekazywanie danych do państwa trzeciego
Administrator Danych Osobowych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego, poza sytuacjami w których następuje to na wniosek osoby, której dane dotyczą.
§ 9 – Postanowienia końcowe
Za niedopełnienie obowiązków wynikających z niniejszego dokumentu pracownik ponosi odpowiedzialność na podstawie Kodeksu pracy, Przepisów o ochronie danych osobowych oraz Kodeksu karnego w odniesieniu do danych osobowych objętych tajemnicą zawodową.
Integralną część niniejszej Polityki bezpieczeństwa stanowią następujące Załączniki:
- Załącznik nr 1 – Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych;
- Załącznik nr 2 – Instrukcja zarządzania systemem informatycznym;
- Załącznik nr 3 – Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
- Załącznik nr 4 – Wzór oświadczenia i zobowiązania osoby przetwarzającej dane osobowe;
- Załącznik nr 5 – Instrukcja dokonania oceny ryzyka naruszenia;
- Załącznik nr 6 – Wzór zgłoszenia naruszenia zasad ochrony danych do organu nadzorczego;
- Załącznik nr 7 – Wzór umowy o przetwarzanie danych osobowych.